Guía Legal

PRIMER PUNTO 

¿Qué es la formalización?

Es por una parte cumplir con ciertos requisitos legales que exige el gobierno, requisitos que son necesarios para que seamos reconocidos como empresa ante las autoridades competentes y ante la sociedad comercial, por otra parte  es administrar adecuadamente la empresa para lograr mantenernos en el mercado en nuestro caso de las comidas rápidas.

¿Qué es una empresa formal?

Es aquella que cumple con las exigencias de su estado para poder constituirse como empresa y desarrollar hechos económicos lícitos, es aquella empresa que tiene en regla sus documentos, en nuestro caso además de estar en regla es necesario que cada empleado este certificado en manipulación de alimentos ya que es un requerimiento especial para las empresas que manejan alimentos, también la que tiene bien definidos sus objetivos, y adecuadamente definidos los cargos de los diferentes empleados.  En las empresas formales puedes apreciar una jerarquía bien estructurada, definida y compartida con todos los empleados.

¿Qué son buenas prácticas empresariales?

Son aquellos métodos donde somos responsables con el medio ambiente, donde además de ser competitivos tenemos un desarrollo sostenible en el que nos preocupamos por todo el sistema, nuestra economía, sociedad y el ambiente ecológico. Son prácticas donde mejoramos efectivamente nuestra productividad y utilidades de la empresa. El trabajar con buenos métodos nos permite una alta eficiencia en nuestros objetivos.

¿Por qué se debe formalizar una empresa?

Porque accedemos a un ambiente lleno de oportunidades, en el cual estaremos siendo reconocidos por el estado y podremos aspirar a más mercados y a que nuevos clientes o proveedores quieran hacer negocios con nosotros.

¿Qué oportunidades y beneficios se tienen al ser formal?

Por lo siguiente:

·         Pasamos de ser ilegales e informales ante una sociedad para transformarnos en una empresa reconocida por el estado.

·         Accedemos a mercados que siendo informales antes no podíamos acceder,  por lo tanto se alcanza un más alto grado de público potencial para nuestros hechos económicos.

·         Tenemos grandes posibilidades de acceder a créditos y otras facilidades que nos brindan a los empresarios.

·         Oportunidad de globalizarse.

·         Adquiere cierto grado de más confiabilidad siendo formal.

¿Qué se debe tener en cuenta para crear una empresa formal?

Primero que todo tener bien planificados los objetivos y demás cosas que abarcan la planificación, que para mi es lo mas importante en una organización, sin desmeritar lo que sigue que también toman gran parte en el funcionamiento de la misma, segundo tomar parte con respecto a los documentos necesarios para que la empresa sea legalmente constituida.

¿Qué es un plan de negocio?

Un plan de negocio es un documento en el cual planificamos nuestras metas, objetivos, nuestra misión, visión, en el también elaboramos los estudios necesarios para llegar al mercado que vamos a impactar, y elaboramos las diferentes estrategias.

¿Qué debe contener el plan de negocio?

1.    Información del producto o servicio: Se hace una descripción del producto, una descripción técnica.

2.    Plan de mercadeo: se elaboran las estrategias, se formula quienes son nuestros competidores, el nicho del mercado, quienes son nuestros clientes y quienes son nuestros futuros clientes potenciales.

3.    Plan operativo: se plasman los costos variables en los que vayamos a incurrir, los gastos, las inversiones, etc.

4.    Plan administrativo: en este caso se incluyen las nominas en que vamos a incurrir y se detalla el diseño de cargos.

5.    Más información financiera: es la información de los días de pago a proveedores, las deudas a terceros, las financiaciones, tasas de impuestos, etc.

6.    Legalidad: es como me preguntabas la parte formal de la empresa son aquellos tramites en los que incurrimos para la formalización de la empresa.

SEGUNDO PUNTO 

¿Qué se entiende por empresa?

Para nosotras es la organización legalmente constituida para la realización de un fin, esta conformada por 1 o mas personas que trabajaran en por este fin, sea económico o social, dicho esto podríamos decir que la empresa se caracteriza según varios criterios: hay empresas con animo de lucro y sin animo de lucro, en cuanto a su fin.

En cuanto a tamaño se dividen en microempresa, pequeña empresa, mediana empresa y empresa grande, el gobierno decidió unificar las pequeñas y medianas y llamarlas las Pymes. En cuanto a su capital se divide en público,  privada, y mixtas. o según el sector al que se dedique. Otra definición para empresa seria Organización constituida para desarrollar hechos económicos.

¿Qué es un establecimiento de comercio?

 En nuestra opinión es aquello de que la empresa dispone para efectuar sus actividades mercantiles, aunque a simple vista se entiende por el lugar donde se efectúa, pues también hacen parte los activos con que se desarrolla la actividad.

¿Quiénes son comerciantes?

Pensamos que es toda persona que desarrolla actividades mercantiles cabe resaltar que hay ciertas actividades que no son tenidas como mercantiles por el código.

¿Qué se entiende por persona física o natural?

Todo ciudadano capaz de asumir derechos, deberes y obligaciones. Este tiene ciertos atributos como nombre, domicilio, residencia.

¿Qué se entiende por persona moral o jurídica?

 Es el ente resultado de un grupo de individuos que se unen con el fin de lograr un objetivo en común, dispuestos a contraer obligaciones y derechos. También tienen ciertos atributos: Razón social, domicilio, nacionalidad, patrimonio.

¿Qué diferencias hay entre una persona natural y una jurídica?

Persona natural es todo ciudadanos, y persona jurídica es el resultado de  uno o mas ciudadanos que se disponen a la creación de empresa, también se puede decir que la natural se identifica con la cedula y la jurídica con el Nit.

¿Qué clases de personas jurídicas existen en Colombia?

Hay dos, con ánimo de lucro y sin ánimo de lucro. Las empresas con ánimo de lucro buscan una recompensa a causa de sus labores casi siempre un beneficio monetario, y las empresas sin ánimo de lucro son las que buscan con la organización, el bien de los integrantes o de otras personas ajenas a ellas, por ejemplo las fundaciones.

¿Qué se entiende por ánimo de lucro?

 Son aquellas que se unen para lograr un beneficio económico

¿Cuáles son las formas de personas jurídicas con ánimo de lucro reconocidas por la ley mercantil en Colombia?

Sociedad anónima, En comanditas, las LTDA, Las Sociedad por acciones simplificadas mejor llamadas S.A.S,  y la sociedad Anónima S.A.

Te puedo decir que últimamente la mas utilizada es la S.A.S, gracias a los beneficios que le ofrece al dueño o los dueños.

¿A qué se refiere el término “Constituir una empresa”?

Establecer una organización bien fundamentada no solo estructuralmente si no también desde lo legal.

¿Qué trámites se deben realizar para legalizar la constitución

de la empresa y ante qué entidades?

Te debes acercar a la cámara de comercio en nuestro caso de Medellín, allá te ayudan con todo el proceso de tramitación para la legalización de la empresa.

¿Cuáles son los pasos para constituir una empresa en Medellín?

 Según lo que yo se son:

1.    Primero verificar que la razón social este disponible.

2.    Revisión de la actividad económica de la empresa.

3.    Disponibilidad de la marca y registro.

4.    Consultar sobre el uso del suelo.

5.    Tipo de sociedad.

6.    Personería jurídica.

7.    Registro del RUT.

8.    Matricula mercantil.

9.    Registro con el INVIMA.

TERCER PUNTO

 3. FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN LEGAL

a.    Cumplir con las condiciones sanitarias establecidas por la ley 9° de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia (todos los establecimientos).

Este es el proceso que se debe llevar a cabo para la verificación de cumplimiento que la autoridad sanitaria realiza periódicamente:

El comerciante debe acreditar el cumplimiento de las exigencias sanitarias y sus decretos reglamentarios, ante la secretaria de salud del municipio de Medellín en San Juan con Palacé. Luego de solicitar el concepto sanitario en la Secretaria de Salud, un funcionario asistirá el establecimiento, este inspeccionara las condiciones higiénicas-sanitarias verificando que se cumplan. No requiere ningún documento.

·         Estás se deben cumplir por un bienestar común razón por la cual el negocio cumple adecuadamente con estas. Las cuales son agua potable, lava manos, lava traperos, cocina en acero inoxidable, un baño aseado, productos con fecha de vencimiento en orden, etc.

a.    Seguridad de establecimientos abiertos al público.

Este es un certificado que expide el cuerpo de bomberos del municipio en el que consta que el local o empresa reúne las normas mínimas de seguridad. Se realiza una inspección ocular en la que se constatan algunos elementos. Lo hace el cuerpo de bomberos del municipio de Medellín. Se debe hacer una carta al cuerpo de bomberos del municipio con los siguientes datos: dirección del establecimiento, número del NIT, barrio donde está ubicado, nombre completo del representante legal, cedula, metros cuadrados del establecimiento, copia del RUT.

·         El negocio cuenta con este certificado ya que el cuerpo de bomberos realizó la inspección y encontró que contábamos con extintor, equipo de seguridad, instalaciones eléctricas en muy buen estado, puertas y  salidas sin obstáculos.

a.    Registro de los libros de comercio.

Todo comerciante debe registrar sus libros de comercio en la cámara de comercio de su jurisdicción. Este registro de libros garantiza la eficacia probatoria de los mismos, así como el orden y la transparencia suministrando la información con fidelidad y veracidad en relación con los asuntos contenidos en estos.

·         Como en nuestro caso trata de persona natural nos registramos en la cámara de comercio de su jurisdicción los libros de comercio muy puntualmente.

a.    Cumplir con las normas del uso del suelo.

Todos los establecimientos abiertos al público y de comercio deben cumplir con una serie de normas establecidas por la autoridad municipal referente al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación. Debe tener clara la dirección y esto no tiene costo alguno.

·         El negocio realizó todas las pruebas y se estableció que cumplía.

a.    Obtener el registro nacional de turismo, NRT (solo para algunos establecimientos).

Es un trámite que se realiza entre el municipio de comercio, industria y turismo  y la promoción, fomento, inspección, vigilancia y control de actividades turísticas.

·         No el negocio comidas rápidas no necesita realizar estos trámites ya que no se dedica al turismo si no a otra clase de prestación de servicio.

b.    Pago de derechos de autor (solo para algunos establecimientos).

En este se requiere el comprobante de pago expedido por  la autoridad legalmente componente. En la actualidad se pagan estos derechos ante la organización Sayco-Acinpro que  suscribe convenios de inscripción y recaudo en cada municipio. Y este debe renovarse anualmente.

·         No este local no necesita este comprobante ya que no realiza actividad alguna que tenga que ver con música, etc.

c.    Cumplimiento de obligación laborales y de seguridad social con sus trabajadores.

Luchar por la protección y seguridad de sus trabajadores y  para esto la ley a creados derechos que garantizan las prestaciones sociales. Como lo son el pago oportuno de salarios y extraordinarios, pago oportuno de prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y descanso remunerado.

·         En el negocio cuenta con esto ya que todos hacen parte de una misma familia por eso mismo se empeñan en cumplirles adecuadamente con los salarios, están afiliados al seguro, descansa semanalmente, y las ganancias a final de año siempre se las dividen. Etc.

 

a.    Solicitud de autorización para numeración de facturación – DIAN.

La solicitud aplica para todas las personas naturales o entidades que sean responsables del impuesto sobre las ventas, que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes, las cuales deben expedir una factura o un documento equivalente y conservar copia de ésta por cada una de las operaciones que realicen.

·         Nuestra empresa no necesita esta autorización ya que es pequeña y no ejerce ningún impuesto sobre las ventas, por lo cual no exporta y no ofrecemos servicios inherentes. La empresa no cuenta con las características necesarias para poder solicitar esta autorización.

b.    Renovación anual de la matrícula mercantil.

Artículo.1 el Decreto 668 de 1989, señala que la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año. El artículo 166 del Decreto Ley 0019 de 2012 señala  que con el objeto de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, la inscripción en los registros que integran el Registro Único Empresarial y Social, y el titular del registro renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año.

Los documentos que se presentan son para el año en curso, diligenciar formulario de Registro Único Empresarial y Social.

·         Es vital para nuestro negocio renovar nuestra matrícula mercantil ya que nos da tranquilidad y confianza, siempre lo hacemos oportunamente ya que esto trae beneficios para nosotros y nos mantiene al día y sin ningún problema legal. Esto nos brinda un mejor manejo de nuestra empresa.

 

a.     Diligenciamiento y presentación de declaraciones tributarias.

Es el diligenciamiento y/o presentación de declaraciones tributarias en forma litográfica o virtual, por parte de las personas naturales o jurídicas que tienen responsabilidades administradas por la DIAN, como son las declaraciones de Impuesto sobre la Renta y Complementarios, Ingresos y Patrimonio, Retención en la Fuente, Impuesto sobre las Ventas, Informativa Individual y Consolidada de Precios de Transferencia, Aporte Especial para la Administración de Justicia y Gravamen a los Movimientos Financieros.

·         El negocio no debe hacer esto porque no tiene responsabilidades con la DIAN ya que no declara impuesto sobre la renta ni sobre las ventas y mucho menos retención en la fuente. Como no cumplimos con las características pedidas nuestra empresa no cuenta con declaraciones tributarias ya que es una pequeña empresa.

b.    Declaración de Industria y Comercio.

Para cumplir oportunamente con la obligación tributaria legal que se adquiere con la Administración Municipal por realizar una actividad industrial, comercial o de servicios.

Hasta el martes 30 de abril de 2013 deben presentar la declaración y liquidación privada correspondiente a los ingresos brutos del año 2012.

·         El negocio liquida con base en los ingresos netos del contribuyente obtenidos durante este período razón por la cual cumple adecuadamente con la declaración en el tiempo establecido para esta.

CUARTO PUNTO

4. Otros trámites complementarios

a. Registros y permisos sanitarios INVIMA.

El negocio no cumple con este ya que no elaboramos los productos que necesitan de este. Ejemplo de un registro.

b. Registro de marcas ante la superintentendencia de industria y comercio –SIC-

El local no cuenta con esto ya que nosotros no producimos alimentos que hayan que registrar. 

c. Licencias ambientales – área metropolitana.

El negocio cuenta con esta licencia ya que tiene los permisos y autorizaciones  para el uso, aprovechamiento de los recursos naturales renovables, que sean necesarios para el desarrollo.

 

d. Permiso de vertimientos - Área Metropolitana.

Lista de chequeo.

El negocio tiene este permiso ya que contamos con aguas residuales. Ejemplo

QUINTO PUNTO

¿QUE PASOS SE DEBEN SEGUIR PARA CERRAR UNA EMPRESA?

Cualquier comerciante debe de tener en cuenta que no podrá dejar compromiso y obligaciones ya sea con acreedores, proveedores, el estado, bancos, clientes, etc. Esto implica en la actividad económica mucha responsabilidad, seriedad y compromiso. Para formar un marco de una libre iniciativa económica y una libre empresa no se puede defraudar a ningún grupo de interés.

Para el cierre de una empresa:

ü  Tener presente todas las acreencias laborales y que estén satisfechas como salarios, vacaciones, etc.

ü  Obtener paz y salvos y acordar pagos con proveedores.

ü  Ir a los establecimientos de crédito para obtener paz y salvos o realizar acuerdos de pagos.

ü  Obtener información de personas idóneas en como liquidar las empresas sin dejar asuntos sin resolver.

Para el trámite legal de cierre, seguir estos pasos:

PERSONAS NATURALES

ü  Estar al día con la renovación de Cámara de Comercio, con impuestos de industria y comercio y sin ninguna obligación con la DIAN.

ü  Solicitar en Cámara de Comercio un formato de cancelación de Matricula y entregarlo en persona en taquillas o debidamente autenticado. Luego llevar un certificado especial que la Cámara de Comercio entrega de su cancelación de matrícula de industria y comercio y a la DIAN, para que sea inactivado su RUT y sus obligaciones fiscales.

LAS PERSONAS JURÍDICAS

ü  Estar al día con  la renovación en Cámara de Comercio, con los impuestos de industria y comercio  y sin ninguna obligación con la DIAN.

ü  Elaborar acta de disolución. Si al constituir la empresa se hizo por escritura pública, se debe llevar el acta de disolución ante un notario, para ser reducida a escritura pública. Registrar esta acta o escritura de disolución ante Cámara de Comercio correspondiente al municipio del domicilio de la empresa.

DISOLUCIÓN: Abre proceso de liquidación por causales previstas en ley o estatutos. En esta situación, la sociedad mantiene su personalidad jurídica aunque no podrá continuar explotando el objeto para el que fue constituida, solo subsistirá para efectos de su liquidación.

ü  Realizar acta de liquidación y ser presentada para registro ante cámara de comercio que corresponda al municipio del domicilio de la empresa.

LIQUIDACIÓN: Está constituido por operaciones posteriores a la disolución, son necesarias y precisas para dar fin a negocios pendientes, pagar el pasivo, cobrar créditos y reducir a dinero los bienes de sociedad, para ser repartido entre los socios.

ü  Llevar el certificado que la Cámara de Comercio le entrega su cancelación de matrícula a industria y comercio y a la DIAN para que inactiven su registro e inscripción y sus obligaciones fiscales.